Notre engagement pour la confidentialité et la sécurité de vos données.
Ce document a pour but d’informer les utilisateurs de nos services des moyens mis en œuvre et des finalités poursuivies dans le cadre de la collecte des Données Personnelles. En cas de doute, n’hésitez pas à nous contacter par e-mail sur dpo@oxemis.com.
Oxemis SARL, dont le siège est à 132 allée Hélène Boucher 59118 Wambrechies et immatriculée au RCS Lille Métropole sous le numéro 478795958, prend la protection des données au sérieux. Nous agissons en tant que Responsable de traitement, conformément aux règles de l’UE sur la protection des données et à la loi française.
Cette Politique s’applique à tous nos sites internet et services. Des règles spécifiques peuvent s’appliquer à certains produits ou services.
L’objectif de ce document est de vous informer sur la collecte d’informations personnelles, c’est-à-dire des données qui permettent d’identifier une personne. Nous le faisons en tant que Responsable de traitement, ce qui signifie que nous décidons pourquoi et comment ces informations sont utilisées.
Le terme « Traitement » englobe toutes les actions que nous pouvons effectuer sur vos données, comme la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la transmission, etc. Nous nous conformons à la réglementation en vigueur.
Quelles Données Personnelles collectons-nous ?
Nous collectons divers types d’informations personnelles lorsque vous utilisez nos Services, que ce soit directement ou indirectement. Lors de la collecte, nous vous indiquerons clairement si ces informations sont obligatoires ou facultatives, ainsi que les éventuelles conséquences si vous choisissez de ne pas y répondre.
Nous rassemblons des informations de deux façons : celles que vous nous donnez directement et celles que nous obtenons en observant comment vous utilisez nos services.
Nous pouvons collecter et traiter divers types d’informations personnelles, y compris vos coordonnées (nom, prénom, fonction, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail), des historiques de transactions, de commandes et des adresses IP liées aux paiements, des identifiants d’appareils utilisés avec nos logiciels, des adresses IP de connexion et des journaux d’activités, des informations recueillies via les cookies, des données sur les performances de nos produits et sur votre utilisation de ces derniers, ainsi que vos échanges avec notre équipe de support par e-mail ou téléphone.
Sur quelle base légale vos Données Personnelles sont-elles collectées ?
Nous collectons et traitons vos Données Personnelles en nous basant sur les fondements juridiques suivants, chacun revêtant une importance particulière dans le cadre de notre relation :
- L’exécution de nos relations contractuelles : votre collaboration est au cœur de nos activités. Le fait de partager certaines données est nécessaire pour garantir la pleine réalisation des services associés à nos produits. En omettant de fournir ces informations, cela pourrait entraîner une impossibilité ou une difficulté à vous offrir les avantages et fonctionnalités liés à nos produits et services.
- Notre intérêt légitime : pour vous offrir une expérience optimale, nous traitons vos Données Personnelles dans notre intérêt légitime. Cela inclut l’amélioration continue de nos services, la personnalisation de votre expérience utilisateur, et la mise en œuvre de mesures de sécurité visant à protéger vos informations.
- Le respect d’une obligation légale : en tant qu’entreprise, nous avons des responsabilités légales auxquelles nous devons répondre. Ainsi, le traitement de certaines Données Personnelles est nécessaire pour respecter ces obligations légales et réglementaires qui nous incombent.
- Votre consentement explicite : votre consentement joue un rôle essentiel dans le traitement de vos Données Personnelles. Lorsque vous nous donnez explicitement votre accord, cela nous permet d’utiliser vos informations de manière spécifique. Il est important de noter que vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, et ce, de manière facile et simple.
Pour quelles raisons vos Données Personnelles sont-elles collectées ?
Nous procédons au traitement de vos Données Personnelles dans le but de garantir la qualité de notre relation et l’efficacité de nos services.
Voici en détail les différentes raisons pour lesquelles nous traitons vos informations :
- Gérer l’exercice de vos droits : nous facilitons l’exercice de vos droits conformément aux règles de protection des Données Personnelles, vous offrant ainsi un contrôle total sur vos informations. Que ce soit pour accéder à vos données, les rectifier, les supprimer, ou exprimer vos préférences en matière de traitement.
- Assurer le suivi de la relation client : nous réalisons des enquêtes de satisfaction pour comprendre vos besoins et améliorer continuellement nos services. En outre, la gestion des incidents et notre service d’assistance sont des composantes essentielles de notre engagement envers votre satisfaction.
- Réaliser des opérations de sollicitations : nous utilisons vos informations pour des communications ciblées, vous tenant informé(e) des nouveautés et des offres promotionnelles par courrier électronique. Cela nous permet de vous offrir des informations pertinentes et de vous faire bénéficier d’opportunités exclusives.
- Gérer notre relation commerciale : cela inclut la création de votre compte client, le traitement des commandes, les règlements, et toutes les opérations connexes nécessaires à une collaboration fructueuse.
- Gérer d’éventuels litiges : en cas de litiges, nous utilisons vos données pour une résolution efficace et équitable.
- Évaluer et améliorer la qualité de nos produits, services et sites Web : vos données sont utilisées pour élaborer des statistiques commerciales, effectuer des opérations techniques de prospection (normalisation, enrichissement, déduplication) et garantir une amélioration continue. Nous sommes engagés dans une démarche d’optimisation constante pour vous offrir la meilleure expérience possible.
- Respecter les obligations légales : nous traitons vos Données Personnelles conformément aux obligations légales qui nous incombent en tant qu’entreprise responsable. Cela englobe le respect des normes légales et réglementaires applicables à notre secteur d’activité.
Qui sont les destinataires de vos Données Personnelles ?
Vos Données Personnelles sont traitées par les équipes habilitées d’Oxemis et demeurent strictement confidentielles. En aucun cas, elles ne sont cédées, vendues ni louées à des tiers.
Pour le fonctionnement de nos services, elles sont hébergées par des prestataires techniques qui agissent uniquement sur nos instructions et sont tenus contractuellement à la confidentialité et à la sécurité : OVHcloud et Scaleway, sur des serveurs dédiés situés en France et dans l’Union européenne. Aucune de vos données n’est exportée en dehors de l’Union européenne.
Nous prenons des mesures rigoureuses pour assurer la confidentialité de vos Données Personnelles. Cela inclut la sensibilisation de notre personnel à la protection des données et l’engagement formel de ces personnes autorisées à respecter la confidentialité des informations.
Nos salariés, amenés à accéder à vos Données Personnelles dans le cadre de leurs missions, sont spécifiquement formés et conscients des enjeux liés à la sécurité des informations.
Comment vos Données Personnelles sont-elles sécurisées ?
Dans le cadre de notre engagement envers vous, nous vous informons que nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles conformes à l’état de la technique. Ces mesures sont spécialement conçues pour garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données Personnelles. Elles sont destinées à prévenir toute altération, dommage ou accès non autorisé de la part de tiers.
Nous nous engageons également à maintenir la confidentialité de vos Données Personnelles et à ne les divulguer en aucune circonstance, sauf dans les situations prévues par la législation (réponse aux demandes des autorités judiciaires et/ou administratives, exécution de nos obligations…) ou sur demande explicite de votre part.
Combien de temps vos Données Personnelles sont-elles conservées ?
La période de conservation de vos Données Personnelles est soigneusement établie en lien avec les objectifs initiaux de leur collecte.
Nous les conservons aussi longtemps que nécessaire pour atteindre ces objectifs spécifiques, tout en observant scrupuleusement les délais fixés par la législation en vigueur.
Nous respectons strictement les préconisations du référentiel édité par la CNIL et, par exemple, à ce titre, nous conservons vos données pour la tenue de notre comptabilité et de nos obligations légales durant 10 ans et nous n’engageons plus d’action de prospection commerciale après 3 ans une fois terminée notre relation contractuelle (ou après tout retrait de votre consentement).
Quels sont vos droits sur vos Données Personnelles ?
Selon la Réglementation, vous bénéficiez des droits suivants relatifs à vos Données Personnelles :
- Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à vos Données Personnelles.
- Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de vos Données Personnelles si elles sont inexactes.
- Droit à l’effacement : dans certains cas, vous avez le droit de demander la suppression de vos Données Personnelles.
- Droit à la limitation du traitement et droit à la portabilité : vous pouvez demander une limitation du traitement et la portabilité de vos Données Personnelles, conformément à la réglementation en vigueur.
- Droit de retirer votre consentement : si le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment.
- Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données Personnelles.
- Droit de définir des directives post-mortem : vous avez le droit de définir des directives concernant le sort de vos Données Personnelles après votre décès. En l’absence de telles directives, vos héritiers peuvent exercer ce droit.
Ces droits peuvent être exercés en nous contactant à l’adresse électronique suivante : dpo@oxemis.com.
Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, notamment la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, en suivant ce lien : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/.
Comment nous contacter ?
Vous pouvez nous contacter à l’adresse électronique suivante : dpo@oxemis.com.